O que a legislação exige
A Lei 4.320/1964 determina registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com os elementos que caracterizam cada um e os agentes responsáveis pela sua guarda (art. 94), registros sintéticos na contabilidade (art. 95) e o levantamento geral dos bens móveis e imóveis com base no inventário analítico de cada unidade administrativa e na escrituração sintética (art. 96). A periodicidade e os procedimentos detalhados costumam ser definidos em norma do próprio ente e nas orientações do Tribunal de Contas. Sem inventário confiável, não há base para reconhecimento, reavaliação e depreciação conforme o MCASP e a NBC TSP 07.
A comissão de inventário
O inventário é conduzido por uma comissão designada por ato formal, como uma portaria, com prazo e escopo definidos. É recomendável que os membros não sejam os responsáveis diretos pela guarda dos bens que vão inventariar e que tenham autonomia para registrar divergências. A comissão responde pelo relatório final; a tecnologia apenas organiza e documenta o trabalho.
Planejamento antes do campo
Antes de sair contando, é preciso ter a estrutura administrativa atualizada (secretarias, departamentos e locais), a base esperada de bens por local, o cronograma por unidade e os materiais de identificação, como plaquetas e etiquetas. Os responsáveis por cada local devem ser avisados das datas, para que salas trancadas e bens emprestados não virem falsos faltantes.
Levantamento por sala e divergências
O levantamento percorre cada local e confronta o encontrado com o esperado. As divergências típicas são quatro: bens faltantes (esperados e não encontrados), sobrantes (encontrados e não registrados naquele local), deslocados (registrados em outro local) e bens sem identificação. Bens inservíveis devem ser apontados e classificados segundo a norma do ente; no âmbito federal, o Decreto 9.373/2018 usa as categorias ocioso, recuperável, antieconômico e irrecuperável.
Conciliação físico × contábil e relatório
Com o levantamento fechado, a comissão concilia o resultado com o saldo contábil de cada conta. As diferenças precisam de explicação e de encaminhamento: baixa, incorporação, transferência, reavaliação ou apuração de responsabilidade. O relatório final registra o que foi encontrado, as divergências e as providências, e acompanha os termos de responsabilidade atualizados.
Onde a tecnologia ajuda
Um aplicativo de campo reduz o trabalho manual e aumenta a prova: coleta sem internet, foto com data, hora e GPS, leitura de plaqueta, classificação CATMAT e termo com selo QR por local. No PatriID, o Agente de Inconsistências classifica faltantes, sobrantes e deslocados e o semáforo contábil só libera para exportação os bens aptos.
Passo a passo
- Publicar o ato de designação da comissão, com prazo e escopo.
- Atualizar a estrutura administrativa e a base esperada de bens por local.
- Montar o cronograma e avisar os responsáveis por cada local.
- Levantar os bens sala a sala, com identificação e registro fotográfico.
- Classificar faltantes, sobrantes, deslocados e bens sem identificação.
- Apontar e classificar os bens inservíveis.
- Conciliar o resultado com o saldo contábil de cada conta.
- Emitir o relatório da comissão e atualizar os termos de responsabilidade.
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Perguntas frequentes
Quem deve compor a comissão de inventário?
Servidores designados por ato formal, de preferência sem responsabilidade direta pela guarda dos bens inventariados, para garantir independência no registro das divergências.
O que fazer com bens não encontrados?
Registrar como faltantes, buscar em outros locais e com os responsáveis e, persistindo a divergência, encaminhar para apuração conforme a norma do ente antes de qualquer baixa contábil.
O inventário precisa de foto de cada bem?
A lei não exige foto, mas a imagem com data, hora e localização é a evidência mais forte de que o bem existe e está onde o registro diz, e ajuda a comprovar o estado de conservação.
Como o inventário se conecta à contabilidade?
Pela conciliação conta a conta entre o físico e o saldo contábil. Só depois dela o patrimônio serve de base para reavaliação, depreciação e demonstrações conforme o MCASP.
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